Werken waar en wanneer je maar wil: zo los je de grootste pijnpunten van het Nieuwe Werken op

Artigo em holandês

Werken waar je maar wilt, is helemaal van deze tijd. Het Nieuwe Werken moest en zou verlichting brengen, maar thuiswerkers blijken juist meer uren te kloppen dan hun collega’s op kantoor. Maatregelen om de werkdruk te verminderen, zowel op kantoor als thuis, dringen zich daarom op. Een oplossing: training ‘on the job’ met slimme software.

Stress ontstaat door een onevenwicht tussen enerzijds de eisen van de werkgever en anderzijds de mogelijkheden van de werknemer om het werk goed uit te voeren. Door je timemanagement-vaardigheden te verbeteren, ga je automatisch meer tijd besteden aan taken met een hoge prioriteit en bijgevolg beter presteren.

Training on the job

Maar training van medewerkers onder stress in de vorm van een opleiding, cursus of workshop is eigenlijk niet mogelijk. Er is nu eenmaal geen tijd om het werk zomaar eventjes neer te leggen. Een alternatief is daarom het coachen en trainen van medewerkers tijdens hun werkzaamheden, bijvoorbeeld met behulp van efficiency software. Deze software wijst computergebruikers op het feit dat ze al uren onophoudelijk achter hun computer zitten, traint tegelijkertijd hun computervaardigheden en geeft tips om time management te verbeteren. Een belangrijk voordeel is dat medewerkers met de software altijd en overal getraind kunnen worden. Of ze nu op kantoor werken, thuis of onderweg.

Natuurlijk is het gebruik van efficiency software niet de enige zaligmakende oplossing voor werkstress. Verschillende factoren spelen daarbij immers een rol. Het kan echter wel een goede eerste stap zijn om het stressniveau van medewerkers te verlagen.

Werkplek hosting

Werken waar je maar wilt, is helemaal van deze tijd. Wil je op elke werkplek productief aan de slag kunnen, dan is het belangrijk dat de kantoorautomatisering goed functioneert. Zo moeten werknemers niet alleen over een goede computer beschikken, maar is het net zo belangrijk dat ze gebruik kunnen maken van de juiste software en dat de ICT-infrastructuur werkt.

Hosting van werkplekken is iets dat volledig bij het Nieuwe Werken hoort. Dat betekent dat je altijd en overal toegang hebt tot je werk, met alle software en documenten die daarvoor nodig zijn. Wat is er nu prettiger dan gewoon eens een dagje thuiswerken of productief achter je laptop kruipen wanneer je een lange reis maakt in de trein? Bovendien is het een efficiënte manier van werken!

Voordelen van het Nieuwe Werken

Het Nieuwe Werken gaat erover dat je werkt waar je maar wilt, ongeacht de tijd en de locatie. Uiteraard heb je hiervoor een laptop, smartphone en/of tablet nodig. En je moet kunnen werken in the cloud. Dat betekent dat je online een werkplek krijgt aangeboden waardoor je 24 uur per dag kan inloggen om je taken uit te voeren.

Natuurlijk levert het Nieuwe Werken diverse voordelen op. Het wordt net iets makkelijker om de kinderen naar school te brengen en ook kun je tussendoor even snel wat boodschappen doen. Een ander voordeel dat Het Nieuwe Werken met zich meebrengt, het kostenbesparend effect. Je hoeft geen verplaatsingskosten meer te maken van en naar het kantoor en bovendien bespaar je jezelf de stress van de onvermijdelijke files.

Pleidooi voor technologische eenvoud

Terwijl de eerste stappen naar meer thuiswerken al aan het begin van de 21ste eeuw werden gezet, was de technologie er op sommige vlakken pas later klaar voor. ‘Software as a Service’ (SaaS) kwam in de afgelopen tien jaar op en werd gezien als de facilitator voor het Nieuwe Werken. Het stelt werknemers in staat hun werk thuis net zo goed te doen als op kantoor.

Het probleem zit hem echter niet in de mogelijkheden, maar juist in de dagelijkse praktijk. Zorgen dat iemand thuis over dezelfde (digitale) werkplek kan beschikken als op kantoor is niet zo moeilijk. Zorgen dat die werknemer ook over software beschikt die up-to-date is, zonder grote problemen nieuwe oplossingen in gebruik kan nemen en de juiste ondersteuning krijgt bij incidenten, is minder voor de hand liggend. Daar komt meer bij kijken dan het beschikbaar stellen van een laptop, tablet of smartphone.

Flexibel werken wordt dankzij de toegenomen mogelijkheden met SaaS beter gefaciliteerd. Tegelijkertijd zitten IT-afdelingen wel met een probleem. Zij willen graag inzage in de infrastructuur, het gebruik van softwarelicenties (compliancebeheer) en eindgebruikers helpen bij incidenten. Stel dat de nieuwe wet met betrekking tot thuiswerken gaat zorgen voor een groei in het aantal professionals dat kantoorwerk thuis uitvoert. Dat zou betekenen dat IT-afdelingen te maken krijgen met een nieuw soort verzoeken en incidenten, en men bovendien nieuwe werkplekken moet inrichten. Configuratie en distributie van software en het oplossen van problemen worden complexer als het apparaat en de gebruiker in kwestie zich niet op kantoor bevinden. De groei in het aantal (verschillende types) devices maakt het beheren nóg complexer.

Er zijn dus uitdagingen op verschillende terreinen waaraan IT moet beantwoorden, wil men thuiswerkers voldoende wapenen. Als een ware ‘business enabler’ zal de IT’er ervoor moeten zorgen dat eindgebruikers over alle mogelijkheden beschikt en zo min mogelijk hinder ondervindt van de technische aspecten. De uitdagingen liggen bij security, mobility, compliance-richtlijnen, softwaredistributie en IT Service Management.

Om als een business enabler te kunnen optreden, gebruikt IT allerlei hulpmiddelen. Geïntegreerde oplossingen die antwoorden bieden voor alle uitdagingen en op die manier het achterliggende beheer vereenvoudigen. Want eenvoud is het antwoord op de complexiteit die de moderne werkplek ons biedt. En dat geldt zowel voor de werkplek thuis als die op kantoor.

Afspraken maken en transparantie

Bij het afsluiten van nieuwe samenwerkingsakkoorden met klanten worden veel zaken besproken, waarbij ‘korte lijnen’ een veelgehoorde term is. De eerste weken en maanden gebeurt dit meestal naar behoren. De uitgevoerde werkzaamheden worden netjes gerapporteerd middels een tweewekelijkse (conference) call.

Echter, naarmate de samenwerking wordt voortgezet, gaat men dit soort contactmomenten vaak minder frequent inplannen. Tot het moment dat de zaken wat slechter gaan en de klant om opheldering vraagt over de uitgevoerde werkzaamheden en de tijd die daaraan is besteed. Productiviteitstools zorgen voor een optimale online samenwerking. Niet alleen tussen werknemers en de klant, maar ook tussen werknemers onderling. Het Nieuwe Werken draait om afspraken maken en om transparantie. Zorg er dan ook voor dat beide speerpunten zichtbaar zijn binnen de gehele organisatie, zowel intern als extern.

Handvaten voor New Technology Adaptation

Om nieuwe technologie met succes te kunnen implementeren, is het van belang dat ICT-afdelingen zich meer richten op de aanpassing van medewerkers aan nieuwe technologie. Voor ICT’ers is het werken met nieuwe mogelijkheden veelal vanzelfsprekend, maar collega’s van andere afdelingen hebben vaak training nodig om hun kennis over en het omgaan met de nieuwe mogelijkheden te vergroten. Houding en gedrag beïnvloed je niet zomaar, maar je bereikt veel door je medewerkers te overtuigen van de voordelen van zo’n nieuwe tool. Maak duidelijk hoe het hun werk makkelijker en efficiënter maakt. Dan pas zullen ze de tool effectief gaan gebruiken en de voordelen zelf ervaren.

Er zijn verschillende middelen en leermethoden om medewerkers te laten wennen aan nieuwe technologie. Denk aan trainingen, e-learning, gamification en serious gaming. Methodes die voor de ene doelgroep werken, kunnen een averechts effect hebben op een andere. Een training geven aan een medewerker die allang weet hoe een applicatie werkt, zorgt voor frustratie. Kies daarom de juiste interventie voor elke groep medewerkers.

Het ‘wennen aan’ nieuwe technologie – ofwel New Technology Adaptation (NTA) – begint met logisch nadenken: wat willen we precies bereiken met die nieuwe technologie? Door met verschillende groepen medewerkers in gesprek te gaan, wordt inzicht verkregen in de behoefte die er is aan ondersteuning.

Behoefte aan willen versus behoefte aan kunnen

Bij een ‘behoefte aan willen’ gaat het er vooral om medewerkers te motiveren. Als zij ervaren dat de nieuwe technologie voordelen biedt voor de uitvoering van hun werkzaamheden, worden ze gemotiveerd deze goed te gebruiken. Dit leidt tot meer betrokkenheid en een hogere productiviteit.

Ligt de nadruk vooral op ‘behoefte aan kunnen’, dan is training van medewerkers bijzonder effectief. Dit kan op een klassieke manier, maar ook online, met video-instructies, gamification of door het inzetten van serious games. Afhankelijk van wat het best past bij een specifieke doelgroep en waar de medewerker het meest mee gebaat is.

Een gedegen NTA-traject voor werknemers levert een organisatie veel voordelen op. Ze raken enthousiast en gemotiveerd, waardoor hun productiviteit toeneemt. Een samenvatting van de aspecten die nieuwe technologie-adaptatie tot een succes maken:

• Maak een gedegen analyse per doelgroep (welke impact heeft de invoering van de nieuwe technologie op je medewerkers?);
• Stel een adaptatieplan op (zorg dat communicatie, training en ondersteuning goed op elkaar zijn afgestemd);
• Pas per doelgroep de juiste interventie toe (behoefte aan kunnen versus behoefte aan willen).

Source: Bloovi

Lenildo Morais: Master in computerwetenschappen aan de Federale Universiteit van Pernambuco, Brazilië. Project Manager bij Ustore, dat Braziliaans marktleider is in private cloud storage en zijn hoofdzetel heeft op de Porto Digital technology campus in Recife. Onderzoeker voor het ASSERT – Advanced System and Software Engineering RESEARCH Technologies Lab. Ervaring in Software Engineering, werkend aan de volgende onderzoeksthema’s: softwarekwaliteit, methodologieën en processen van softwareontwikkeling, requirements engineering, softwaretests en projectbeheer.